Automatisierung · Saarland
Die Büroarbeit, die sich jede Woche wiederholt, macht ab jetzt ein System.
Angebote abtippen, Termine hin und her schreiben, Zahlungen hinterherlaufen: Das kostet in vielen Betrieben jede Woche Stunden. Ich baue Abläufe, die diese Arbeit nach Ihren Regeln erledigen. Sie behalten den Überblick und das letzte Wort.
Typische Abläufe
Wo am meisten Zeit liegen bleibt.
- Anfragen an einem Ort
Mail, Formular, WhatsApp und Anrufbeantworter landen in einer Liste, nach Dringlichkeit sortiert, mit allen Angaben, die Sie für einen Rückruf brauchen.
- Angebot aus der Sprachnachricht
Sie sprechen nach der Besichtigung kurz ins Handy. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf mit Ihren Positionen und Preisen. Sie prüfen, korrigieren, senden.
- Rechnung und Zahlungserinnerung
Nach Abschluss eines Auftrags wird die Rechnung vorbereitet. Ist sie nach Frist nicht bezahlt, geht eine freundliche Erinnerung raus, ohne dass Sie daran denken müssen.
- Termine und Erinnerungen
Kunden buchen freie Zeiten selbst und bekommen vorher eine Erinnerung. Weniger Ausfälle, weniger Telefon.
- Nachfassen bei offenen Angeboten
Wer sich nach einigen Tagen nicht meldet, bekommt eine kurze Nachricht. Viele Aufträge gehen nicht verloren, weil der Kunde Nein sagt, sondern weil niemand nachfragt.
- Bewertungen einholen
Nach einem erledigten Auftrag bekommt der Kunde einen direkten Link zu Ihrem Google-Profil. Das stärkt nebenbei Ihre Sichtbarkeit.
Vorher durchgerechnet
Eine Automatisierung muss sich rechnen. Sonst lassen wir es.
So rechne ich mit Ihnen
Wie oft passiert der Ablauf pro Woche? Wie lange dauert er von Hand? Was ist Ihre Stunde wert? Daraus ergibt sich, wie schnell sich die einmaligen Kosten bezahlt machen.
Ein Beispiel zum Nachrechnen: Zehn Angebote pro Woche zu je 30 Minuten sind fünf Stunden. Sinkt der Aufwand auf zehn Minuten pro Angebot, bleiben mehr als drei Stunden pro Woche übrig.
Ehrlich bei kleinen Mengen
Wenn ein Ablauf zweimal im Monat vorkommt, lohnt sich die Automatisierung meistens nicht. Dann bekommen Sie von mir eine gute Vorlage statt eines Systems, und das sage ich Ihnen im Erstgespräch.
Technik
Womit ich arbeite.
Als Grundlage nutze ich meistens n8n, eine Open-Source-Software für Abläufe, die auf einem eigenen Server in Deutschland laufen kann. Für Sprach- und Textaufgaben setze ich KI-Modelle wie Claude oder GPT ein, immer mit einer Prüfung durch Sie, bevor etwas an Kunden geht.
Angebunden wird, was Sie schon nutzen: Ihr Kalender, Ihr Mailpostfach, Ihre Buchhaltung, Ihre Tabelle. Sie müssen kein neues Programm lernen.
Sie bekommen eine Dokumentation, was wann warum passiert, und alle Zugänge. Wenn Sie später mit jemand anderem weiterarbeiten wollen, ist das ohne Umweg möglich.
Fragen
Häufige Fragen
Welche Abläufe lassen sich automatisieren?
Alles, was regelmäßig nach demselben Muster passiert: Anfragen sortieren und beantworten, Termine vergeben und erinnern, Angebote und Rechnungen vorbereiten, Zahlungen nachhalten, Daten von einem Programm ins andere übertragen. Ob es sich lohnt, hängt davon ab, wie oft der Ablauf vorkommt und wie viel Zeit er kostet.
Verliere ich die Kontrolle, wenn Dinge automatisch laufen?
Nein. Sie legen fest, was automatisch rausgeht und was Sie vorher freigeben. Bei Angeboten und Rechnungen empfehle ich fast immer eine Freigabe durch Sie. Jede Automatisierung lässt sich abschalten, und Sie sehen in einem Protokoll, was passiert ist.
Welche Programme können angebunden werden?
Gängige Programme wie Lexware Office (früher Lexoffice), sevDesk, Google- und Microsoft-Kalender, Outlook, Gmail, WhatsApp Business, Pipedrive oder einfache Tabellen. Bei Branchensoftware prüfe ich im Erstgespräch, ob es eine Schnittstelle gibt.
Wo laufen die Automatisierungen und was passiert mit den Daten?
Wenn möglich auf einem eigenen Server in Deutschland, zum Beispiel mit der Open-Source-Software n8n. Wo ein KI-Dienst eingesetzt wird, wähle ich Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und sage Ihnen genau, welche Daten dorthin gehen. Sensible Daten bleiben, wo es geht, bei Ihnen.
Passt oft dazu
Nächster Schritt
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Ein kostenloses Erstgespräch, rund 30 Minuten, per Telefon, Video oder bei Ihnen vor Ort in Saarbrücken und Umgebung. Danach wissen Sie, was sich für Ihren Betrieb lohnt. Wenn sich etwas nicht rechnet, sage ich Ihnen das auch.
Erstgespräch anfragen →Oder direkt:0176 44783095info@vishilabs.com